ליווי משרד החינוך בתהליך שיתוף לגיבוש מנגנוני תיאום בשגרה ובחירום, ינואר – אוקטובר 2015
במהלך שנת 2015 עסק השולחן העגול הבין מגזרי במשרד החינוך בגיבוש מנגנוני תיאום ושותפות בראיה אסטרטגית בזמן שגרה ובזמן חירום, בין משרד החינוך והרשויות המקומיות לבין החברה האזרחית והקהילה העסקית. ארגון שיתופים שימש כארגון המפעיל והמלווה של השולחן ושל התהליך בפרט.
המנגנונים המוצגים נשענו על הבנת הפער בין הרצוי למצוי ועל תפיסה מעשית ואפשרית לעת הזו. חברי הצוותים ניסו ליצור רשת של פעולות ותשתיות המהוות בסיס טוב יותר לקידום וקיום שותפויות באופן מיטבי ומועיל. מדובר בשלב נוסף בהבניית הקשר הבין מגזרי בחינוך.
ציר הזמן והתוכן שהנחה את התהליך כולו היה ציר התכנון האסטרטגי של משרד החינוך. הציר מציג ארבע נקודות מפתח:
א. הערכת מצב – התבוננות ובחינת פעולות המשרד והגדרת כיווני שינוי מרכזיים.
ב. תכנון על – התוכנית האסטרטגית הרב-שנתית של המשרד הכוללת שלושה רבדים: מטרות, יעדים ומשימות אסטרטגית. זאת לצד המטרות והיעדים מופיעים מדדי תוצאה, המגדירים את השינוי המצופה בסביבה.
ג. תכנון מפורט – פירוט המשימות הנדרשות לביצוע באמצעות המינהלים והמחוזות.
ד. משוב ולמידה – בסיכום שנת עבודה מתקיים תהליך של משוב ולמידה המבוסס גם על תכנון מול ביצוע. שלב זה כולל עבודה אל מול נתונים, ניתוח מקרים ולמידה מהצלחות/כישלונות.
להלן ההמלצות המרכזיות שגובשו למנגנונים מרכזיים לשיפור התיאום ושיתוף הפעולה בין משרד החינוך לבין המגזר השלישי במצבי חירום, ברמת המטה:
1. מאגר התנדבות ארצי בחירום- המאגר ירכז מידע על מתנדבים ייעודיים למצבי חירום, לפי הפילוחים הבאים: אזורי פעילות, יכולות מקצועיות בהתאם למכלולי החירום של המשרד (רגשי , פדגוגי – כולל התייחסות ליכולות בתחום של למידה מרחוק, חברתי /הפגתי, לא מקצועי). המאגר ירכז את כלל המתנדבים ללא קשר לשיוך ארגוני בשגרה.
מדי שנה יישלח דוא"ל לעדכון פרטים ויכולות.
המאגר יפותח בשיתוף פעולה עם ארגונים מובילים בתחום ההתנדבות שעובדים עם המשרד במצבי שגרה.
2. הכשרות מקצועיות- אפשרות להכשרות עובדי הארגונים, רכזי מתנדבים ומתנדבים בנושאים נדרשים הקשורים להיערכות לחירום, כגון: למידה מרחוק, הפעלות בשעות הפנאי וכד'.
3. מאגר ארגונים ויכולות חינוך בחירום – המאגר האינטרנטי ירכז מידע על פעילות בחירום של ארגונים שפעילים במצבי חירום ושנכנסו למאגר התכניות. המאגר יציג יכולות ממוקדות למצבי חירום ויציג את הפילוחים הבאים: אזורי ויישובי פעילות, היקפי פעילות, תכניות ותחומי תוכן, ציוד, מומחיות בלמידה מרחוק.
המלצות נוספות
א. שילוב המגזר השלישי בתרגילי החירום של המשרד, בדגש על ארגוני המתנדבים, למידה מרחוק וטיפול בטראומה.
ב. מינוי מפקח/ת שותפויות ברמת המחוז והרשות (כמו במחוז דרום). המפקחים/ות יפעלו ברמת המחוז והיישוב ויפעלו בתיאום עם הממונה הארצית ועם המפקחים/ות הנוספים/ות. לצורך כך, יפותח תיאור תפקיד והכשרה ייעודית בנושא.
ג. שילוב גמלאים של המשרד (לרבות עובדי הוראה) ברשימות התפוצה בחירום של המשרד וכן במאגר המתנדבים.
ליווי משרד החינוך בתהליך שיתוף לגיבוש מנגנוני תיאום בשגרה ובחירום, ינואר – אוקטובר 2015
במהלך שנת 2015 עסק השולחן העגול הבין מגזרי במשרד החינוך בגיבוש מנגנוני תיאום ושותפות בראיה אסטרטגית בזמן שגרה ובזמן חירום, בין משרד החינוך והרשויות המקומיות לבין החברה האזרחית והקהילה העסקית. ארגון שיתופים שימש כארגון המפעיל והמלווה של השולחן ושל התהליך בפרט.
המנגנונים המוצגים נשענו על הבנת הפער בין הרצוי למצוי ועל תפיסה מעשית ואפשרית לעת הזו. חברי הצוותים ניסו ליצור רשת של פעולות ותשתיות המהוות בסיס טוב יותר לקידום וקיום שותפויות באופן מיטבי ומועיל. מדובר בשלב נוסף בהבניית הקשר הבין מגזרי בחינוך.
ציר הזמן והתוכן שהנחה את התהליך כולו היה ציר התכנון האסטרטגי של משרד החינוך. הציר מציג ארבע נקודות מפתח:
א. הערכת מצב – התבוננות ובחינת פעולות המשרד והגדרת כיווני שינוי מרכזיים.
ב. תכנון על – התוכנית האסטרטגית הרב-שנתית של המשרד הכוללת שלושה רבדים: מטרות, יעדים ומשימות אסטרטגית. זאת לצד המטרות והיעדים מופיעים מדדי תוצאה, המגדירים את השינוי המצופה בסביבה.
ג. תכנון מפורט – פירוט המשימות הנדרשות לביצוע באמצעות המינהלים והמחוזות.
ד. משוב ולמידה – בסיכום שנת עבודה מתקיים תהליך של משוב ולמידה המבוסס גם על תכנון מול ביצוע. שלב זה כולל עבודה אל מול נתונים, ניתוח מקרים ולמידה מהצלחות/כישלונות.
להלן ההמלצות המרכזיות שגובשו למנגנונים מרכזיים לשיפור התיאום ושיתוף הפעולה בין משרד החינוך לבין המגזר השלישי במצבי חירום, ברמת המטה:
1. מאגר התנדבות ארצי בחירום- המאגר ירכז מידע על מתנדבים ייעודיים למצבי חירום, לפי הפילוחים הבאים: אזורי פעילות, יכולות מקצועיות בהתאם למכלולי החירום של המשרד (רגשי , פדגוגי – כולל התייחסות ליכולות בתחום של למידה מרחוק, חברתי /הפגתי, לא מקצועי). המאגר ירכז את כלל המתנדבים ללא קשר לשיוך ארגוני בשגרה.
מדי שנה יישלח דוא"ל לעדכון פרטים ויכולות.
המאגר יפותח בשיתוף פעולה עם ארגונים מובילים בתחום ההתנדבות שעובדים עם המשרד במצבי שגרה.
2. הכשרות מקצועיות- אפשרות להכשרות עובדי הארגונים, רכזי מתנדבים ומתנדבים בנושאים נדרשים הקשורים להיערכות לחירום, כגון: למידה מרחוק, הפעלות בשעות הפנאי וכד'.
3. מאגר ארגונים ויכולות חינוך בחירום – המאגר האינטרנטי ירכז מידע על פעילות בחירום של ארגונים שפעילים במצבי חירום ושנכנסו למאגר התכניות. המאגר יציג יכולות ממוקדות למצבי חירום ויציג את הפילוחים הבאים: אזורי ויישובי פעילות, היקפי פעילות, תכניות ותחומי תוכן, ציוד, מומחיות בלמידה מרחוק.
המלצות נוספות
א. שילוב המגזר השלישי בתרגילי החירום של המשרד, בדגש על ארגוני המתנדבים, למידה מרחוק וטיפול בטראומה.
ב. מינוי מפקח/ת שותפויות ברמת המחוז והרשות (כמו במחוז דרום). המפקחים/ות יפעלו ברמת המחוז והיישוב ויפעלו בתיאום עם הממונה הארצית ועם המפקחים/ות הנוספים/ות. לצורך כך, יפותח תיאור תפקיד והכשרה ייעודית בנושא.
ג. שילוב גמלאים של המשרד (לרבות עובדי הוראה) ברשימות התפוצה בחירום של המשרד וכן במאגר המתנדבים.
ת.ד. 3225 בית יהושע 40591
טלפון. 09-8301400
פקס. 09-8990889
